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ACRI : Rôles et responsabilités des membres du conseil exécutif

Le président élu et les autres membres du conseil exécutif seront élus dans le cadre de l’assemblée annuelle et devront rester en poste jusqu’à l’élection de leurs successeurs. Le (la) secrétaire-trésorier(ère) sera nommé(e) par le comité exécutif; son mandat sera annuel et renouvelable. Afin d’assurer la continuité du comité exécutif, les mandats seront étalés sur une base de deux exercices. Les officiers et les membres du comité exécutif seront éligibles à la réélection. Le mandat maximal de tout membre du comité exécutif ne dépassera pas quatre années consécutives; les années durant lesquelles une personne servira en tant qu’officier sont exclues de ce maximum. 

N’importe lequel des postes qui s’ouvrira au sein du comité exécutif ou de ses membres entre deux assemblées générales annuelles sera rempli par le comité exécutif depuis la liste des membres de l’Association; tout membre qui remplira un poste après y avoir été nommé demeurera éligible aux fins de réélection à ce poste ou d’élection à tout autre poste au cours de l’assemblée générale annuelle suivante. 

Le président de l’ACRI :

  • organise et préside trois réunions exécutives par année, soit en novembre, en février et dans le cadre de l’assemblée générale annuelle tenue le printemps;
  • préside l’assemblée générale annuelle;
  • gère le rapport avec les gens du RI – IR dans le but d’assurer des ressortissants mutuellement positifs;
  • organise les élections des membres et du conseil exécutif, le cas échéant, au cours des réunions ou en ligne, au besoin;
  • organise des sondages auprès des membres, le cas échéant, afin de déterminer la vision future de l’ACRI, analyse les données et propose des recommandations au comité exécutif;
  • acquiesce aux demandes de renseignements et s’occupe des enjeux qui en émanent;
  • élabore des options et propose des recommandations au comité exécutif afin d’augmenter la stabilité financière de l’ACRI et l’adhésion de membres.

Le trésorier ou la trésorière :

  • gère les comptes créditeurs : il ou elle vérifie les factures, effectue des paiements opportuns, entretien les dossiers et les registres;
  • gère les comptes débiteurs : il ou elle envoie les factures touchant les offres d’emploi, fait le suivi des comptes en souffrance, fait les dépôts, entretient les dossiers et les registres;
  • traite les dépôts bancaires;
  • retrace et enregistre les paiements reçus des membres via paypal, chèque, etc.;
  • coordonne avec la revue RI - IR et les organisateurs de conférence la vérification des paiements et assure l’accès des membres au périodique;
  • transmet les informations sur les paiements de membres au ou à la secrétaire
  • prépare les rapports financiers pour les membres de l’exécutif de l’ACRI;
  • garde à jour les rapports détaillés des dépenses;
  • prépare les bilans annuels pour l’AGA durant laquelle il ou elle les les présentera;
  • coordonne et travaille avec les vérificateurs et les comptables, le cas échéant.

Le ou la secrétaire :

  • enregistre le procès-verbal des réunions et de l’AGA;
  • fait les commandes de fourniture de bureau;
  • entretien les dossiers électroniques des procès-verbaux et de la liste de membres;
  • entretien la liste des membres et confirme leur paiement au trésorier ou la trésorière;
  • prépare les statistiques sur les membres pour les présenter au comité exécutif et aux participants des AGA;
  • entretien la liste des adresses courriel;
  • traduit et communique avec les membres par courriel pour leur ;
  • faire parvenir les avis de renouvellement;
  • transmettre les demandes de présentation écrite;
  • prépare les Prix Dion et Ponak pour la conférence annuelle (imprime et fait encadrer les prix);
  • préside le comité de renouvellement de l’adhésion des membres qui recommande au comité exécutif toute activité visant la croissance de ladite adhésion à l’ACRI.

L’ancien président : 

  • préside le comité de mise en candidature. Les membres additionnels du comité de mise en candidature comprennent un autre des anciens présidents et deux membres que nomme le comité exécutif;
  • assure la présentation des candidats aux élections en tant que directeurs et membres du comité exécutif;
  • s’assure du bon statut de membre des candidats;
  • s’assure de la représentation géographique et professionnelle.

Le coordonnateur – la coordonnatrice du site web :

  • assure la mise à jour régulière du contenu du site;
  • fournit les renseignements au concepteur du site en prévision des mises à jour;
  • coordonne, avec le comité des conférences de l’ACRI, l’ajout de liens, de demandes de présentations et de toute autre information pertinente au site;
  • coordonne, avec les gens du RI - IR, l’affichage des sujets dans la section du journal réservée aux membres – en présumant que les gens du périodique nous permettent d’agir ainsi-;
  • assure la mise à jour des offres d’emploi (les affiche ou les élimine si elles ne sont plus valides);
  • assure la mise à jour des documents de travail, des renseignements sur les conférences, etc., les cas échéants;
  • préside le comité du site web dont la responsabilité consiste à proposer des recommandations sur le contenu au comité exécutif de l’ACRI.

Le coordonnateur – la coordonnatrice des conférences :

  • cherche des locaux et établit des horaires dans le cadre des conférences annuelles tout en faisant des recommandations au comité exécutif de l’ACRI;
  • élabore et propose des recommandations pour le président de conférence sur place et celui du programme;
  • élabore et propose des recommandations pour le Prix Dion;
  • travaille de concert avec la présidence de la conférence à la création des comités des conférences;
  • met à jour les registres de renseignements des conférences antérieures, notamment :
  • les recettes et dépenses alors encourues,
  • les demandes de présentations,
  • les trousses de parrainage,
  • les services de traduction,
  • les renseignements sur l’inscription,
  • les rappels par courriel,
  • les avis sur le Prix Ponak,
  • les horaires,
  • les gagnants des Prix Dion et Woods;
  • participe en tant que membre du comité de la conférence dans le but d’aviser et d’orienter sur les modèles mentionnés ci-haut et de les documenter;
  • est responsable de l’orientation du comité du site de la conférence afin d’assurer la génération de revenus dans le cadre de la conférence annuelle;
  • produit des rapports au comité exécutif de l’ACRI sur le progrès de son travail et des résultats encourus en ce qui a trait à la conférence annuelle.